Open Space sob análise: porque os escritórios abertos nos esgotam sem darmos conta

Novos estudos mostram até que ponto as áreas abertas exigem concentração e nervos.

Desde o boom do trabalho híbrido, muitos escritórios parecem mais pequenos, mais densos e mais vivos. Enquanto os responsáveis de recursos humanos negoceiam regras de teletrabalho, há outro debate que passa quase despercebido: o que é que estes espaços abertos fazem, na prática, ao nosso cérebro - e porque é que os dias num escritório de espaço aberto parecem tantas vezes duas vezes mais cansativos do que um dia normal de trabalho?

Quando o posto de trabalho leva o cérebro ao limite: a questão do escritório em espaço aberto

Os escritórios de planta aberta são vistos como modernos, comunicativos e eficientes. Quase sem divisórias, tudo transparente, toda a gente disponível a qualquer momento. Na realidade, muitos trabalhadores lutam com o ruído, com interrupções constantes e com a sensação de nunca conseguirem entrar verdadeiramente “no túnel”.

É precisamente aqui que entra um estudo espanhol. Os investigadores quiseram perceber: no escritório aberto, o cérebro tem mesmo de trabalhar mais do que numa pequena sala individual - mesmo quando as tarefas são idênticas?

Para isso, equiparam 26 pessoas, com idades entre os 20 e poucos anos e os 60 anos, com auscultadores móveis de EEG. Estes aparelhos medem, através de sensores na cabeça, a actividade eléctrica do cérebro. Os participantes realizaram trabalho intelectual típico: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar e reproduzir listas de palavras.

As tarefas mantiveram-se iguais; só o ambiente mudou:

• um escritório clássico em espaço aberto, com outras pessoas à vista e ao alcance da audição
• uma pequena cabina de trabalho, semifechada por vidro, onde reinava muito mais silêncio acústico

As medições concentraram-se na região frontal - aí situam-se áreas centrais para a atenção, o foco e o bloqueio de distracções.

O que as ondas cerebrais revelam sobre os escritórios em espaço aberto

A actividade cerebral pode ser, de forma muito geral, dividida em diferentes padrões de ondas, associados a estados específicos. Simplificando bastante:

• Ondas gama: trabalho mental altamente concentrado
• Ondas beta: vigília activa, inquietação crescente ou nervosismo
• Ondas alfa: atenção relaxada, mais passiva
• Ondas teta: imersão interior, fadiga mental, memória de trabalho
• Ondas delta: sono profundo

A conclusão mais interessante do estudo foi esta: a mesma tarefa gerou padrões praticamente opostos na sala individual e no espaço aberto.

No espaço individual silencioso, o cérebro foi precisando de cada vez menos energia ao longo da tarefa - no escritório aberto, de cada vez mais.

Na pequena cabina, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma nítida ao longo do tempo. Isto indica que o cérebro vai entrando no ritmo da tarefa e lida com ela com menos esforço. A concentração mantém-se estável e o “motor” mental trabalha de forma mais serena.

No escritório aberto, o cenário foi outro: as ondas gama, ou seja, os processos de pensamento sob carga elevada, aumentaram de forma contínua. Ao mesmo tempo, subiram as ondas teta, que, entre outras coisas, apontam para fadiga mental e para o uso dos recursos da memória de trabalho. Outras duas métricas - o grau de activação e o envolvimento - também cresceram de forma clara.

Em termos simples, isto significa que, para produzir o mesmo desempenho, o cérebro no espaço aberto tem de trabalhar permanentemente a um regime mais alto. Fica, por assim dizer, sempre em ralenti com turbo ligado.

Porque “ignorar” as distracções no escritório aberto não funciona

Muitos trabalhadores dizem: “Eu simplesmente desligo isso.” Os dados dizem o contrário. Mesmo quando pensamos que deixamos passar os ruídos ou os movimentos, há por trás um sistema de filtragem a organizar esses estímulos.

Cada “não ouvir” e “não olhar” custa energia sem que nos apercebamos - hora após hora.

Na sala individual silenciosa, quase não há nada para filtrar. Os sons e os estímulos visuais mantêm-se baixos, e o cérebro pode concentrar-se quase por completo na tarefa. Já no escritório aberto, passam continuamente fragmentos de conversa, toques de telefone, colegas a circular, notificações e o barulho das teclas.

O estudo mostrou ainda que as pessoas reagem de forma diferente. Em alguns casos, a actividade cerebral no espaço aberto disparou literalmente; noutros, as alterações foram mais moderadas. Ao que tudo indica, algumas pessoas são muito mais vulneráveis a distracções provocadas por espaços abertos do que outras.

Stress, humor, satisfação: o que mostram outros estudos

A investigação espanhola não está isolada. Vários trabalhos científicos dos últimos anos traçam um quadro coerente.

O ruído aumenta de forma clara os níveis de stress

Num estudo controlado com 43 participantes, investigadores compararam escritórios abertos com espaços mais silenciosos. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele - um marcador de reacções de stress - e analisaram expressões faciais com recurso a IA.

• o humor negativo aumentou cerca de um quarto em áreas abertas e ruidosas
• o stress fisiológico subiu cerca de um terço

Em paralelo, outros estudos mostraram que conversas de fundo e ruído permanente pioram de forma mensurável o desempenho em tarefas de pensamento exigentes. As pessoas distraem-se mais facilmente e demoram mais tempo a voltar ao foco.

Os escritórios de espaço aberto deixam muitos trabalhadores insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão clara: quem trabalha em estruturas abertas avalia o seu local de trabalho de forma significativamente pior do que quem tem escritório próprio.

O principal motivo: demasiado ruído e pouca privacidade. O efeito lembra o que aconteceu com as cadeiras ergonómicas: durante muito tempo, as empresas subestimaram a carga física; hoje, cadeiras de escritório de má qualidade são vistas como um problema crítico para a produtividade e para a saúde. No caso da carga acústica e visual, muitas organizações ainda estão apenas no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das suas equipas

O trabalho intelectual vive da concentração sem interrupções. Longos períodos em que ninguém toca, pergunta, escreve ou passa por perto não são um luxo, mas sim a base da qualidade e da rapidez.

Ainda assim, as áreas de escritório são muitas vezes planeadas em função da eficiência de espaço e de uma “atmosfera criativa” - e menos em função da carga cognitiva. Um exemplo em sentido inverso vem da sede da LinkedIn em San Francisco. Aí, o número de secretárias clássicas em espaço aberto foi reduzido para metade. Em seu lugar, surgiram mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas para trabalho silencioso e concentrado.

Quem tem de mudar de tarefa também precisa de poder mudar de tipo de espaço - tal como se escolhe a ferramenta de acordo com o trabalho.

Medidas concretas para menos stress cerebral

As organizações que querem repensar os seus espaços podem actuar em vários pontos:

• Criar espaços de refúgio: pequenas cabinas ou salas bem isoladas para telefonemas, trabalho de reflexão e conversas confidenciais
• Melhorar a acústica: tectos absorventes, alcatifas, painéis de parede, cortinas e mobiliário estofado
• Quebrar as linhas de visão: divisórias baixas, ilhas de plantas e estantes para reduzir o movimento constante no campo visual
• Definir zonas com clareza: separar fisicamente áreas de troca e trabalho em equipa das zonas de foco
• Usar mascaramento sonoro: ruído de fundo discreto ou sinais especialmente gerados para encobrir sons isolados perturbadores

Estas medidas custam, à partida, mais do que um simples mar de secretárias. Mas os estudos sugerem que escritórios mal planeados criam custos escondidos: menor produtividade, mais erros, mais dias de doença e maior rotatividade de pessoal.

O que os trabalhadores podem fazer por sua conta

Nem todas as empresas remodelam os espaços de imediato. Quem está num escritório de espaço aberto pode, mesmo assim, fazer bastante para aliviar o cérebro:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a “tempos de foco” bem definidos
• bloquear a agenda para blocos de trabalho sem interrupções, de forma visível para a equipa
• agrupar e-mails e conversas em chat, em vez de reagir constantemente a janelas emergentes
• combinar ilhas fixas de conversa, para que as interrupções espontâneas sejam menos frequentes
• escolher locais diferentes no escritório consoante a tarefa, se isso for possível

Quem perceber que a sobrecarga de estímulos provoca rapidamente stress ou cansaço deve falar disso abertamente. O estudo espanhol sugere que as pessoas reagem com sensibilidades diferentes - mais um motivo para soluções rígidas de “tamanho único” dificilmente funcionarem a longo prazo.

Porque este tema vai ganhar ainda mais importância

Com a tendência para o trabalho híbrido, muitas empresas estão a compactar os seus espaços. Quando, nos dias de presença, há mais gente na mesma sala, aumentam o volume sonoro e a densidade de movimento. No entanto, é precisamente nesses dias que os trabalhadores precisam de mais foco para usar o tempo no escritório de forma produtiva e não regressarem esgotados ao teletrabalho.

Para os gestores, vale a pena olhar para indicadores como taxas de erro, rotação de pessoal, densidade de reuniões e baixas médicas. Muitas vezes, por detrás de problemas “silenciosos” está um cérebro sobrecarregado: pouco recuo, estímulos a mais e demasiado multitasking.

Quem concebe os escritórios como ferramentas para o cérebro - com zonas de silêncio, regras claras para interrupções e uma acústica levada a sério - dá às suas equipas uma vantagem concreta. Não porque o espaço resolva tudo de repente, mas porque deixa finalmente de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.