Como o Open Space faz o cérebro trabalhar mais

As empresas apostam há anos em open spaces, secretárias flexíveis e “zonas colaborativas”. À primeira vista, soa a eficiência e espírito de equipa. Mas dados recentes da neurociência indicam o contrário: num Open Space, o nosso cérebro trabalha de forma claramente mais exigente do que num gabinete individual - mesmo quando achamos que conseguimos ignorar os estímulos à volta.

O que acontece no cérebro quando trabalhamos em open space

Uma equipa de investigação de uma universidade espanhola decidiu olhar - ou melhor, “ouvir” - para o que se passa no cérebro. Participaram 26 pessoas, desde o início dos 20 até meados dos 60 anos, que realizaram tarefas típicas de escritório: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

O ponto-chave foi a medição: todos usaram toucas de EEG sem fios. Estes dispositivos registam a actividade eléctrica cerebral através de sensores no couro cabeludo, permitindo perceber quais as áreas do cérebro mais activas e com que intensidade em cada momento.

Cada pessoa trabalhou em dois contextos diferentes:

• num Open Space, com colegas muito perto
• numa pequena cabine de trabalho fechada, com frente em vidro

A análise centrou-se sobretudo nas regiões frontais do cérebro, onde se encontram funções essenciais para a atenção, a concentração e o filtro de distracções. Os investigadores observaram diferentes tipos de ondas cerebrais, associadas a estados mentais distintos.

Ondas cerebrais: explicação rápida

Tipo de onda	Estado típico
Gamma	concentração intensa, pensamento complexo
Beta	elevada vigilância, mais tensão, atenção voltada para o exterior
Alpha	relaxado, atento, mas passivo
Theta	relaxamento profundo, atenção voltada para o interior, fadiga mental
Delta	sono profundo

A verdadeira surpresa surgiu quando compararam os padrões entre a cabine e o open space: as tarefas eram as mesmas - mas o estado do cérebro era completamente diferente.

“No Open Space, o cérebro tem de mobilizar muito mais energia para obter a mesma performance do que num escritório separado.”

Porque é que o open space coloca o cérebro em alerta permanente

Na cabine tranquila, as ondas Beta foram diminuindo com o tempo - um sinal de menor esforço cognitivo em modo de tensão. Também as ondas Alpha e a actividade global nas regiões frontais recuaram. Ou seja, os participantes pareciam precisar de cada vez menos “força mental” para manter o mesmo nível de execução.

No Open Space, aconteceu o inverso: as ondas Gamma, ligadas ao processamento complexo e a elevada concentração, aumentaram de forma contínua. As ondas Theta - que podem sinalizar tanto uso de memória de trabalho como fadiga - também subiram. Além disso, dois indicadores treparam de forma clara: o grau de vigilância e o envolvimento mental.

Em termos simples: no espaço aberto, o cérebro mantém-se mais tempo em “modo de alerta e de trabalho”. Mesmo quando sentimos que já nos habituámos ao ruído de fundo, o cérebro continua a filtrar conversas, sons e movimentos captados pelo canto do olho. Esse acto constante de triagem consome energia.

“Não é o ruído em si que é o maior problema - é o trabalho contínuo do cérebro para empurrar estímulos irrelevantes para fora.”

Um detalhe relevante: nem toda a gente reagiu da mesma forma. Em algumas pessoas, o cérebro parecia “aquecer” no Open Space; noutras, as oscilações foram mais moderadas. Isto sugere sensibilidades diferentes a ambientes de trabalho abertos. Para RH e lideranças, é uma combinação delicada - um modelo único tende a prejudicar automaticamente uma parte dos trabalhadores.

O que estudos anteriores já vinham a indicar

O estudo espanhol tem uma amostra pequena, mas encaixa num padrão cada vez mais consistente. Numa investigação de 2021, acompanharam-se 43 pessoas em diferentes cenários de escritório. Mediram-se frequência cardíaca, condutância da pele (um indicador de stress) e expressão facial, analisada por IA.

• humor negativo no Open Space: mais cerca de 25 por cento
• stress fisiológico: mais cerca de 34 por cento

Outras linhas de investigação mostram que conversas de fundo reduzem o desempenho em tarefas de raciocínio e aumentam a distracção. Quem faz, por exemplo, revisão de textos, análises ou trabalho conceptual comete significativamente mais erros em ambientes ruidosos.

Já em 2013, uma equipa internacional analisou o feedback de mais de 42.000 trabalhadores de escritório em vários países. Quem estava em open space mostrou-se claramente mais insatisfeito com o posto de trabalho do que colegas com gabinete próprio. Os motivos principais foram: mais ruído e quase nenhuma confidencialidade.

Isto traz para o centro um ponto que muitas empresas ainda subestimam: tal como uma cadeira inadequada pode favorecer dores de costas, uma configuração espacial desfavorável cria uma carga cognitiva constante.

Trabalhar com concentração exige mais do que “zonas” de reuniões bonitas

Pensar durante longos períodos sem interrupções é uma condição base do trabalho do conhecimento - desde desenvolvimento de software até revisão de contratos. Ainda assim, esta necessidade aparece muitas vezes apenas de forma marginal nos conceitos de espaço.

Sedes modernas gostam de apostar em ambiente de evento, lounges e áreas de encontro. Tudo isto tem lugar, mas não resolve um problema fundamental: as pessoas precisam de momentos em que consigam desligar-se, fisicamente, do ruído e da agitação visual.

Há um exemplo que ilustra a direcção possível: a LinkedIn, após a pandemia, remodelou o seu escritório central em São Francisco. O número de postos clássicos de Open Space foi reduzido para metade. Em troca, surgiram dezenas de zonas diferentes - incluindo áreas de recolhimento pensadas especificamente para trabalho silencioso e focado.

“Quem quer brainwork tem de dar ao cérebro espaços onde ele possa descansar - a meio do dia de trabalho.”

Medidas concretas para escritórios “amigos do cérebro”

As empresas que levam a sério o desempenho mental das equipas podem actuar em vários pontos. Alguns dos ajustes são surpreendentemente práticos.

1. Disponibilizar zonas de trabalho diferentes

• cabines silenciosas ou “Focus Rooms” para tarefas que exigem concentração
• áreas de diálogo e projecto para trabalho em equipa
• espaços informais para alinhamentos curtos e pausas

O essencial é que os trabalhadores possam escolher activamente: que tarefa vou fazer e que ambiente a favorece? Este nível de autonomia reduz o stress de forma perceptível.

2. Levar a acústica a sério

• tectos e painéis de parede com absorção sonora
• alcatifa ou revestimentos de piso com eficácia acústica
• divisórias entre secretárias
• uso dirigido de sistemas de sound masking (ruído de fundo uniforme que torna a fala menos perceptível)

As conversas a meia distância são particularmente “irritantes” para o cérebro: são compreensíveis o suficiente para capturar a atenção, mas não têm relevância para a tarefa em curso. As medidas acústicas procuram empurrar a fala para “fora do foco”.

3. Reduzir estímulos visuais

Muita gente subestima o quanto os movimentos no canto do olho distraem. Até uma parede de vidro virada para o corredor pode bastar para puxar a atenção repetidamente. Podem ajudar:

• barreiras visuais em percursos de grande circulação
• posicionamento inteligente de postos longe de zonas de passagem
• estantes ou biombos como “quebra-vistas”

4. Regras flexíveis e cultura

O espaço, por si só, não chega. As equipas precisam de acordos claros e aplicáveis no dia-a-dia, por exemplo:

• “horas de foco”, em que interrupções espontâneas não são bem-vindas
• sinais como auscultadores ou placas na secretária: “Por favor, não interromper”
• zonas definidas para videochamadas, para que a área inteira não fique a ouvir

Desta forma, o Open Space deixa de ser um mercado permanente e passa a ser um local que se adapta ao tipo de trabalho.

Porque é que o investimento compensa a longo prazo

À primeira vista, as áreas abertas parecem económicas: menos paredes, mais flexibilidade, planeamento mais eficiente do ponto de vista de área. Mas muitos custos só aparecem mais tarde - sob a forma de erros, tempos de execução mais longos, maior absentismo ou rotação.

Vários estudos sugerem que escritórios mal desenhados projectam uma sombra económica considerável. Uma parte é mensurável, como perdas de produtividade. Outra parte é mais difusa, como a exaustão mental que se traduz numa “demissão silenciosa”.

Em contrapartida, espaços bem concebidos trazem benefícios claros: reduzem a sobrecarga cognitiva, facilitam trabalho complexo e tornam a empresa mais atractiva como empregador - sobretudo em sectores onde os profissionais qualificados têm muitas alternativas.

Há ainda um ponto importante: não são apenas pessoas altamente sensíveis que sofrem com ruído constante e excesso de estímulos. O cérebro delas pode reagir de forma mais intensa, mas todos pagam o preço em trabalho mental adicional. Por isso, ao planear espaços, não faz sentido partir do “trabalhador médio”; é preferível contemplar necessidades distintas.

Na prática, isto significa: nenhuma empresa tem de eliminar por completo o modelo de Open Space. Mas qualquer organização pode transformar parte da área em zonas verdadeiramente silenciosas, combinar regras de convivência e ter a coragem de trocar poupanças imediatas de área por capacidade de pensamento no longo prazo. Porque, no fim, não é o número de secretárias que conta, mas a qualidade das ideias que ali se produzem.

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