Open Space sob análise: Porque é que os escritórios abertos nos deixam exaustos sem darmos conta.

Novos estudos mostram até que ponto as áreas abertas exigem concentração e nervos de aço.

Desde o boom do trabalho híbrido, muitos escritórios parecem mais pequenos, mais densos e mais movimentados. Enquanto os departamentos de recursos humanos discutem regras de teletrabalho, há outro debate que passa quase despercebido: o que é que estes espaços abertos fazem, na prática, ao nosso cérebro - e porque é que os dias num escritório em planta aberta tantas vezes parecem custar o dobro de um dia normal de trabalho?

Quando o posto de trabalho leva o cérebro ao limite

Os espaços de trabalho abertos são vistos como modernos, comunicativos e eficientes. Quase sem divisórias, tudo transparente e qualquer pessoa acessível a qualquer momento. Na realidade, porém, muitos profissionais lidam com ruído, interrupções constantes e a sensação de nunca conseguirem entrar verdadeiramente no “túnel”.

É precisamente aqui que entra um estudo espanhol. Os investigadores quiseram perceber: num escritório de planta aberta, o cérebro tem mesmo de trabalhar mais do que numa pequena sala individual - mesmo quando as tarefas são exatamente as mesmas?

Para isso, equiparam 26 pessoas, com idades entre os vinte e poucos anos e os sessenta, com auscultadores móveis de EEG. Estes dispositivos medem, através de sensores colocados no couro cabeludo, a atividade elétrica do cérebro. Os participantes executaram trabalho intelectual típico: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e repeti-las.

As tarefas mantiveram-se iguais; o que mudou foi apenas o ambiente:

• um clássico espaço aberto, com outras pessoas a ver e a ouvir a curta distância
• uma pequena cabine de trabalho, parcialmente envidraçada, onde o silêncio acústico era claramente maior

As medições concentraram-se na região frontal - onde se situam áreas centrais para a atenção, o foco e o bloqueio de distrações.

O que as ondas cerebrais revelam sobre os escritórios de planta aberta

A atividade cerebral pode ser dividida, de forma geral, em diferentes padrões de ondas, associados a estados específicos. Em termos simples:

• ondas gama: trabalho mental altamente concentrado
• ondas beta: estado de vigília ativa, aumento da inquietação ou nervosismo
• ondas alfa: atenção relaxada, de caráter mais passivo
• ondas teta: mergulho interior, fadiga mental, memória de trabalho
• ondas delta: sono profundo

A descoberta mais interessante do estudo foi esta: a mesma tarefa produziu, na sala individual e no espaço aberto, padrões praticamente opostos.

Na sala individual e calma, o cérebro precisava cada vez de menos energia ao longo da tarefa - no escritório aberto, precisava cada vez de mais.

Na pequena cabine, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma clara com o passar do tempo. Isso sugere que o cérebro se vai ajustando ao trabalho e consegue lidar com as tarefas com menos esforço. A concentração mantém-se estável e o “motor” mental funciona de forma mais descontraída.

No escritório aberto, o cenário foi diferente: as ondas gama, isto é, os processos de pensamento sob maior carga, aumentaram de forma contínua. Ao mesmo tempo, cresceram as ondas teta, que entre outras coisas apontam para fadiga mental e para a utilização dos recursos da memória de trabalho. Outras duas medidas - grau de ativação e envolvimento - também subiram de forma evidente.

Em termos práticos, isto significa que, para produzir o mesmo nível de desempenho, o cérebro no espaço aberto tem de trabalhar em rotação mais alta de forma permanente. Fica, por assim dizer, sempre em marcha lenta com turbo ligado.

Porque é que “ignorar” as distrações não resulta

Muitos profissionais dizem: “Eu simplesmente ignoro isso.” Os dados indicam o contrário. Mesmo quando acreditamos que estamos a deixar ruídos ou movimentos passarem ao lado, há um sistema de filtragem a operar nos bastidores, organizando esses estímulos.

Cada “não ouvir” e cada “não olhar” custa energia sem que o notemos - hora após hora.

Numa sala individual e silenciosa, quase não há nada a filtrar. Os sons e os estímulos visuais mantêm-se reduzidos e a cabeça pode concentrar-se quase por completo na tarefa. Num escritório aberto, pelo contrário, há sempre fragmentos de conversa, toques de telefone, colegas a passar, notificações e ruído de teclados a piscar e a soar.

O estudo também mostrou que as pessoas reagem com intensidades diferentes. Em alguns participantes, a atividade cerebral no espaço aberto disparou literalmente; noutros, as alterações foram mais moderadas. Ao que tudo indica, certas pessoas são claramente mais vulneráveis às distrações criadas por áreas abertas do que outras.

Stress, humor e satisfação: o que outros estudos mostram

A investigação espanhola não está isolada. Vários trabalhos dos últimos anos traçam uma imagem consistente.

O ruído aumenta claramente os níveis de stress

Num estudo controlado com 43 participantes, investigadores compararam escritórios abertos e ambientes mais tranquilos. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele - um marcador de respostas de stress - e analisaram expressões faciais com recurso a IA.

• o humor negativo aumentou cerca de um quarto em áreas abertas e ruidosas
• o stress fisiológico subiu aproximadamente um terço

Em paralelo, outros estudos mostraram que conversas de fundo e níveis sonoros permanentes pioram de forma mensurável o desempenho em tarefas mentais exigentes. As pessoas distraem-se com mais facilidade e demoram mais tempo a regressar ao foco.

Os escritórios em planta aberta deixam muitos profissionais insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão clara: quem trabalha em estruturas abertas avalia o local de trabalho de forma significativamente pior do que quem dispõe de gabinete próprio.

O principal motivo: demasiado ruído e pouca privacidade. O efeito lembra o que aconteceu com as cadeiras ergonómicas: durante anos, as empresas subestimaram a carga física; hoje, cadeiras de escritório inadequadas são vistas como um problema sério para a produtividade e a saúde. No que toca à carga acústica e visual, muitas organizações ainda estão no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das equipas

O trabalho intelectual depende de concentração sem interrupções. Longos períodos em que ninguém toca, pergunta, escreve ou passa ao lado não são um luxo, mas sim a base da qualidade e da rapidez.

Mesmo assim, as áreas de escritório continuam muitas vezes a ser planeadas com base na eficiência de espaço e numa “atmosfera criativa” - e não tanto na carga cognitiva. Um contraexemplo vem da sede da LinkedIn, em São Francisco. Aí, o número de secretárias clássicas em espaço aberto foi reduzido para metade. Em vez disso, foram criadas mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas para trabalho silencioso e concentrado.

Quem precisa de mudar de tarefa também precisa de poder mudar de tipo de espaço - tal como se escolhe a ferramenta consoante o trabalho.

Medidas concretas para reduzir o stress mental nos escritórios de planta aberta

As organizações que repensam os seus espaços podem atuar em vários pontos:

• criar zonas de recolhimento: pequenas cabines ou salas bem isoladas para chamadas, trabalho de concentração e conversas confidenciais
• melhorar a acústica: tetos absorventes de som, alcatifas, painéis de parede, cortinas e mobiliário estofado
• quebrar linhas de visão: divisórias baixas, ilhas de plantas ou estantes para reduzir o movimento permanente no campo visual
• definir zonas com clareza: separar fisicamente áreas de troca e trabalho em equipa das zonas de foco
• usar masking sonoro: sons de fundo suaves ou sinais especialmente gerados para encobrir ruídos individuais perturbadores

Estas medidas custam, à partida, mais do que um simples mar de secretárias. Ainda assim, os estudos sugerem que escritórios mal planeados geram custos ocultos: menor produtividade, mais erros, mais dias de baixa e uma rotação de pessoal mais rápida.

O que os próprios profissionais podem fazer

Nem todas as empresas vão remodelar os escritórios de imediato. Quem está sentado num espaço aberto pode, ainda assim, fazer alguma coisa para aliviar o cérebro:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a períodos claros de foco
• bloquear tempo na agenda para blocos de trabalho sem interrupções - visível para a equipa
• agrupar e-mails e conversas, em vez de reagir constantemente a janelas emergentes
• combinar ilhas fixas de conversa, para que os pedidos espontâneos sejam menos frequentes
• escolher locais diferentes no escritório consoante a tarefa, sempre que isso for possível

Quem percebe que a sobrecarga de estímulos provoca rapidamente stress ou cansaço deve dizê-lo de forma aberta. O estudo espanhol sugere que as pessoas reagem com sensibilidades diferentes - mais um motivo para que espaços rígidos e “iguais para todos” dificilmente funcionem a longo prazo.

Porque é que o tema vai ganhar ainda mais importância

Com a tendência para o trabalho híbrido, muitas empresas estão a reduzir as suas áreas. Quando, nos dias de presença, há mais pessoas na mesma sala, aumentam o barulho e a densidade de movimentos. Precisamente nesses dias, porém, os colaboradores precisam de ainda mais foco para aproveitar o tempo no escritório de forma produtiva e não regressar ao teletrabalho já esgotados.

Para as lideranças, vale a pena observar indicadores como taxas de erro, rotatividade, densidade de reuniões e baixas por doença. Muitas vezes, por trás de problemas “silenciosos” está uma cabeça sobrecarregada: falta de recolhimento, excesso de estímulos e demasiado multitasking.

Quem concebe os escritórios como ferramentas para o cérebro - com zonas de calma, regras claras para as interrupções e uma acústica levada a sério - dá às suas equipas uma vantagem concreta. Não porque o espaço resolva tudo de repente, mas porque deixa finalmente de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.