Open Space sob exame: porque os escritórios abertos nos cansam sem darmos conta.

Novos estudos mostram até que ponto as áreas abertas exigem da concentração e dos nervos.

Desde o boom do trabalho híbrido, muitos escritórios parecem mais pequenos, mais densos e mais vivos. Enquanto os recursos humanos negoceiam regras para o teletrabalho, há outra discussão que quase passa despercebida: o que fazem estas áreas abertas ao nosso cérebro - e por que motivo os dias num escritório em espaço aberto tantas vezes parecem duas vezes mais cansativos do que um dia de trabalho normal?

Quando o local de trabalho coloca o cérebro sob pressão máxima

Os escritórios de planta aberta são vistos como modernos, comunicativos e eficientes. Quase sem divisórias, tudo transparente, todos acessíveis a qualquer momento. Na prática, porém, muitos trabalhadores lutam com o ruído, as interrupções constantes e a sensação de nunca estarem verdadeiramente “no túnel”.

É precisamente aqui que entra um estudo espanhol. Os investigadores quiseram perceber: o cérebro tem de trabalhar realmente mais num escritório aberto do que numa pequena sala individual - mesmo quando as tarefas são idênticas?

Para isso, equiparam 26 pessoas, com idades entre os meados dos 20 anos e os 60 anos, com auscultadores móveis de EEG. Estes aparelhos medem, através de sensores colocados no couro cabeludo, a atividade elétrica do cérebro. Os participantes realizaram trabalho intelectual típico: ler e responder a e-mails, acompanhar notificações, memorizar listas de palavras e reproduzi-las.

As tarefas mantiveram-se iguais; mudou apenas o ambiente:

• um espaço aberto clássico, com outras pessoas ao alcance da vista e da audição
• uma pequena cabine de trabalho, parcialmente envidraçada, onde o ambiente acústico era claramente mais calmo

As medições centraram-se na região frontal - aí encontram-se áreas essenciais para a atenção, o foco e o filtro das distrações.

O que as ondas cerebrais revelam sobre os escritórios em espaço aberto

A atividade do cérebro pode ser, de forma simplificada, dividida em vários padrões de ondas, associados a determinados estados. Muito resumidamente:

• Ondas gama: trabalho mental de elevada concentração
• Ondas beta: vigília ativa, agitação crescente ou nervosismo
• Ondas alfa: atenção relaxada, mais passiva
• Ondas teta: imersão interior, fadiga mental, memória de trabalho
• Ondas delta: sono profundo

A descoberta mais interessante do estudo foi esta: a mesma tarefa produziu padrões praticamente opostos na sala individual e no espaço aberto.

No espaço silencioso, o cérebro precisou, ao longo da tarefa, de cada vez menos energia; no escritório aberto, de cada vez mais.

Na pequena cabine, as ondas beta e alfa na região frontal diminuíram de forma clara ao longo do tempo. Isso sugere que o cérebro se adapta à tarefa e a executa com menos esforço. A concentração mantém-se estável, e o “motor” mental funciona de forma mais tranquila.

No escritório aberto, o cenário foi diferente: as ondas gama, isto é, os processos de pensamento mais exigentes, aumentaram continuamente. Ao mesmo tempo, subiram as ondas teta, que entre outros aspetos indicam exaustão mental e recurso às reservas da memória de trabalho. Outras duas medições - grau de ativação e envolvimento - também subiram de forma acentuada.

Traduzido: para produzir o mesmo desempenho, o cérebro num espaço aberto tem de trabalhar sempre a um ritmo mais elevado. Está, por assim dizer, permanentemente em marcha lenta com turbo.

Por que razão “ignorar” as distrações não resulta

Muitos trabalhadores dizem: “Eu simplesmente ignoro isso.” Os dados sugerem o contrário. Mesmo quando pensamos que deixamos passar ao lado ruídos ou movimentos, há um sistema de filtragem a trabalhar em segundo plano para ordenar esses estímulos.

Cada “não ouvir” e “não olhar” custa energia sem que nos apercebamos - hora após hora.

Numa sala individual silenciosa, quase não há nada para filtrar. Os ruídos e os estímulos visuais mantêm-se reduzidos, e o cérebro pode concentrar-se quase por completo na tarefa. Já num escritório aberto surgem continuamente fragmentos de conversa, toques de telefone, colegas a passar, notificações e o som das teclas.

O estudo mostrou também que as pessoas reagem de forma muito diferente. Em alguns participantes, a atividade cerebral no espaço aberto disparou praticamente, enquanto noutros as alterações foram mais moderadas. Parece, por isso, que certas pessoas são significativamente mais vulneráveis às distrações causadas por espaços abertos do que outras.

Stress, humor, satisfação: o que mostram outros estudos

A investigação espanhola não está sozinha. Vários trabalhos dos últimos anos traçam um quadro consistente.

O ruído faz subir claramente os níveis de stress

Numa investigação controlada com 43 participantes, investigadores compararam escritórios abertos e espaços mais silenciosos. Mediram a frequência cardíaca, a condutância da pele - um indicador de reações de stress - e analisaram as expressões faciais com recurso a IA.

• o humor negativo aumentou cerca de um quarto em zonas abertas e ruidosas
• o stress fisiológico subiu cerca de um terço

Em paralelo, outros estudos mostraram que conversas de fundo e ruído contínuo prejudicam de forma mensurável o desempenho em tarefas cognitivamente exigentes. As pessoas distraem-se mais facilmente e demoram mais tempo a voltar a concentrar-se.

Os escritórios em espaço aberto deixam muitos trabalhadores insatisfeitos

Uma análise de 2013, com mais de 42.000 trabalhadores de escritório de vários países, chegou a uma conclusão clara: quem trabalha em estruturas abertas avalia o seu local de trabalho de forma significativamente pior do que as pessoas com escritório próprio.

O principal motivo: demasiado barulho e pouca privacidade. O efeito lembra o que aconteceu com as cadeiras ergonómicas: durante muito tempo, as empresas subestimaram a carga física; hoje, as cadeiras de escritório de má qualidade são vistas como um problema crítico para a produtividade e para a saúde. No que toca à sobrecarga acústica e visual, muitas empresas ainda estão apenas no início dessa curva de aprendizagem.

Como as empresas podem aliviar o cérebro das suas equipas

O trabalho intelectual vive de concentração sem interrupções. Longos períodos em que ninguém toca, pergunta, escreve ou passa por perto não são um luxo, mas a base da qualidade e da rapidez.

Apesar disso, os espaços de escritório continuam muitas vezes a ser planeados com base na eficiência de área e numa “atmosfera criativa” - e menos na carga cognitiva. Um contraexemplo vem da sede da LinkedIn, em São Francisco. Lá, o número de secretárias clássicas em espaço aberto foi reduzido para metade. Em vez disso, foram criadas mais de 70 zonas diferentes, incluindo áreas para trabalho silencioso e concentrado.

Quem tem de alternar entre tarefas também precisa de poder alternar entre tipos de espaço - tal como se escolhe a ferramenta certa para cada trabalho.

Medidas concretas para reduzir o stress cerebral

As organizações que repensam as suas áreas podem atuar em várias frentes:

• Criar espaços de recolhimento: pequenas cabines ou salas bem insonorizadas para chamadas, trabalho de concentração e conversas confidenciais
• Melhorar a acústica: tetos absorventes de som, alcatifas, painéis de parede, cortinas e mobiliário estofado
• Quebrar as linhas de visão: divisórias baixas, ilhas de plantas e estantes para reduzir o movimento constante no campo visual
• Definir zonas com clareza: separar espacialmente áreas de troca e trabalho em equipa das zonas de foco
• Usar mascaramento sonoro: ruído de fundo suave ou sinais especialmente gerados para encobrir sons isolados perturbadores

Estas medidas custam, à partida, mais do que um simples mar de secretárias. No entanto, os estudos sugerem que os escritórios mal planeados geram custos escondidos: menor produtividade, mais erros, mais dias de doença e uma rotação de pessoal mais rápida.

O que os trabalhadores podem fazer por si próprios

Nem todas as empresas remodelam os espaços de imediato. Ainda assim, quem trabalha num escritório em espaço aberto pode fazer bastante para aliviar o cérebro:

• usar auscultadores com cancelamento de ruído e associá-los a “períodos de foco” bem definidos
• bloquear tempo na agenda para blocos de trabalho sem interrupções - visíveis para a equipa
• agrupar e-mails e mensagens, em vez de reagir continuamente a notificações
• combinar locais fixos para conversas, para que os pedidos espontâneos aconteçam com menos frequência
• escolher diferentes pontos do escritório consoante a tarefa, se isso for possível

Quem sentir que a sobrecarga de estímulos provoca rapidamente stress ou fadiga deve falar disso de forma aberta. O estudo espanhol indica que as pessoas reagem com sensibilidades diferentes - mais uma razão pela qual espaços rígidos de “tamanho único” dificilmente funcionam a longo prazo.

Porque é que este tema vai ganhar ainda mais importância

Com a tendência para o trabalho híbrido, muitas empresas estão a tornar os seus espaços mais compactos. Quando, nos dias de presença, há mais pessoas no mesmo espaço, o volume de som e a densidade de movimento aumentam. Mas é precisamente nessas alturas que os trabalhadores precisam de ainda mais foco para usar os dias no escritório de forma produtiva e não regressar exaustos ao teletrabalho.

Para os líderes, vale a pena olhar para indicadores como taxas de erro, rotatividade, densidade de reuniões e baixas por doença. Muitas vezes, por trás de problemas “silenciosos” está uma cabeça sobrecarregada: pouca possibilidade de recolhimento, demasiados estímulos e excesso de multitarefa.

Quem desenha escritórios como ferramentas para o cérebro - com zonas de calma, regras claras para interrupções e acústica levada a sério - dá às suas equipas uma vantagem concreta. Não porque o espaço resolva tudo de repente, mas porque deixa finalmente de trabalhar contra a capacidade cognitiva das pessoas.